Революционная трансформация для NCAA

Когда новое руководство решило модернизировать взаимодействие в NCAA, организация поняла, что ей нужно решение, которое позволит объединить команды и упростить сложные процессы. В то время отделы NCAA работали скорее как отдельные подразделения, а не как единое целое, и в более крупных межфункциональных проектах возникали узкие места из-за разрозненных инструментов и непоследовательных процессов. 

Чтобы поддержать переход, руководители подчеркнули, что Asana может связывать ежедневные задачи с более крупными целями организации, легко интегрироваться с существующими инструментами и стандартизировать процессы. Команда, ответственная за чемпионаты, одной из первых начала использовать Asana, продемонстрировав потенциал платформы, создав шаблоны для управления 84 чемпионатами с различными задачами и командами. Их ранний успех вдохновил на более широкое внедрение во всей NCAA. Команда поделилась своими рабочими процессами и успехами со всей организацией, что помогло сделать Asana основным инструментом для совместной работы.

Теперь Asana служит центральным узлом для команд по всей организации, устраняя разрозненность и обеспечивая беспрепятственное управление межведомственными проектами. Эта трансформация установила новый стандарт межфункционального взаимодействия и обеспечила прочный фундамент для команды по коммуникациям, когда она расширила свои усилия для олимпийской кампании 2024 года.

Когда я пришёл в NCAA, межфункциональное взаимодействие было нарушено, особенно когда разным отделам требовалось делиться опытом. Команды не привыкли работать вместе, что приводило к значительным пробелам в координации. Реализация Asana помогла нам устранить эти пробелы.

Брайан Хиггинс, старший вице-президент по эффективности бизнеса, NCAA

Asana для управления кампаниями

Масштабирование создания контента для Олимпийских игр 2024 года в Париже

Кампания 2024 Olympians & Paralympians Made Her e, организованная для Олимпийских игр в Париже, стала новым уровнем масштаба для команд по коммуникациям NCAA. Руководство поставило амбициозную цель: утроить производство контента и вовлеченность аудитории по сравнению с Олимпийскими играми 2020 года в Токио. Парижская кампания требовала взаимодействия между отделами, офисами и внешними партнёрами — задача, усложнявшаяся разрозненными инструментами и непоследовательными процессами.

Asana стала основой для объединения этих команд. Выступая в качестве центрального узла кампании, Asana стандартизировала рабочие процессы и объединила команды, находящиеся в разных часовых поясах. Платформа служила связующим звеном кампании, держа всех в курсе происходящего и помогая командам работать вместе, чтобы значительно увеличить охват и влияние кампании. 

Результаты были впечатляющими: NCAA расширила парижскую кампанию в 4 раза по сравнению с Токио, произвела на 2770 % больше контента и увеличила количество показов аудитории на 1440 %. Этот успех установил новый стандарт сотрудничества и инноваций, и NCAA получила награду Asana «Лучшая в своем классе инновация в работе».

Для кампании, посвящённой Олимпийским играм 2024 года в Париже, нам пришлось в геометрической прогрессии увеличить объём работы. Asana стала связующим звеном, которое позволило легко объединить команды, рабочие процессы и часовые пояса.

Крис Дион, директор по цифровому общению компании NCAA

Стандартизированные рабочие процессы увеличивают производство контента на 2770%

• Менеджеры кампаний отслеживают тысячи задач, связанных с созданием контента, в общем проекте, что даёт руководителям общее представление обо всей текущей работе.

• Используя формы приёма, команды собирают материалы для контента от внутренних и внешних заинтересованных сторон в одном месте. Вся необходимая информация собирается заранее, чтобы оптимизировать запуск. 

• Шаблоны задач стандартизируют сквозной рабочий процесс для всех ресурсов кампании — от публикаций в социальных сетях до инфографики. Этот повторяющийся процесс сокращает количество ошибок, ускоряет создание контента и обеспечивает единообразие результатов.

• Подзадачи позволяют распределять сложные этапы производства между несколькими сотрудниками, поэтому роли, сроки и ожидаемые результаты всегда понятны.

• Готовые правила автоматизируют ручные действия, обеспечивая беспрепятственное взаимодействие между глобальными командами. 

К Играм в Токио мы создали 12 тематических статей. Для Игр в Париже мы создали 117. Мы интенсивно масштабировались, потому что с Asana мы были готовы.

Крис Дион, директор по цифровому общению компании NCAA

Централизация управления кампаниями улучшает координацию и выполнение 

• Asana выступает в качестве единого источника достоверной информации по всем задачам управления кампаниями, что позволяет сократить путаницу, легче выявлять зависимости и избегать узких мест.

• Менеджеры используют настраиваемые представления проектов, чтобы визуализировать работу, находящуюся в процессе, и выводить на первый план наиболее актуальную информацию с учётом своих конкретных потребностей.

• Интеграции со Slack и Outlook обеспечивают своевременное общение и уведомления во всех используемых инструментах, чтобы никто ничего не упустил. 

• Обсуждения в реальном времени и дальнейшие действия фиксируются в задачах, что сокращает переключение между приложениями и документирует контекст, необходимый командам.

При работе с людьми в разных часовых поясах и странах Asana стала настоящим прорывом — наша команда могла войти в систему, увидеть, на каком этапе находятся проекты, и мгновенно понять, что нужно делать дальше.

Джейлин Арндт, заместитель директора по общению, NCAA

Отчётность в реальном времени позволяет принимать более взвешенные решения быстрее

• Менеджеры кампаний используют портфолио, чтобы с одного взгляда видеть всю работу по кампании, быстро отслеживать ход выполнения, выявлять зависимости и определять приоритеты.

• Благодаря более точным представлениям рабочих данных в режиме реального времени руководство принимает обоснованные решения и оптимизирует распределение ресурсов на протяжении всей кампании.

• Глобальные нестандартные поля стандартизируют сбор ключевых показателей, обеспечивая единообразие, а также позволяют легко фильтровать данные и создавать отчёты по всем проектам.

Asana предоставила нашему руководству возможность видеть в реальном времени каждый аспект кампании. Впервые мы увидели, как ежедневные задачи связаны с нашими более крупными целями, и смогли сразу определить, где больше всего требуются ресурсы. Эта ясность позволила нам быстрее принимать решения на основе данных.

Крис Дион, директор по цифровому общению компании NCAA

Asana для планирования событий

Обеспечение структуры и прозрачности при проведении чемпионата

Команда NCAA по проведению чемпионатов управляет 84 из 90 чемпионатов NCAA, координируя каждую деталь — от выбора места и заключения договоров с площадками до продажи билетов, маркетинга и логистики трансляций. 

До Asana команда использовала физические папки и разрозненные цифровые инструменты для управления планированием и проведением чемпионатов — процесс, в котором не хватало согласованности. Теперь Asana выступает в качестве единого источника достоверной информации, объединяя задачи, хронологии и общение в одном месте, что упрощает координацию работы и обеспечивает непрерывность бизнес-процессов. 

Asana помогла нам оптимизировать управление чемпионатами, централизовав всю нашу работу на одной платформе. Это позволяет нам сосредоточиться на проведении исключительных мероприятий, сохраняя при этом преемственность между годами и участниками команды.

Энтони Холман, вице-президент по чемпионатам и альянсам компании NCAA

Стандартизированные рабочие процессы упрощают проведение чемпионатов 

• Каждый чемпионат начинается со структурированного шаблона проекта, обеспечивающего согласованность всех 84 мероприятий. Эти шаблоны адаптированы к четырём основным типам чемпионатов: командным видам спорта, индивидуальным видам спорта, видам спорта в помещении и видам спорта на открытом воздухе.

• Основные задачи, такие как посещение объектов, координация со СМИ и окончательное согласование планов вывесок, предварительно встроены в каждый шаблон, обеспечивая надёжный фреймворк и при этом позволяя проявлять гибкость в соответствии с уникальными потребностями каждого мероприятия.

• Каждый проект связан с более глобальными целями NCAA, что позволяет командам легко видеть, как их работа способствует достижению более широких целей и долгосрочных приоритетов.

• В каждом проекте задачи назначаются конкретным членам команды, что позволяет чётко определить, кто за что отвечает, и следить за тем, чтобы работа шла по плану. 

• Обсуждение каждой задачи происходит в разделе комментариев к задаче, а все соответствующие файлы прикрепляются непосредственно к задаче, что позволяет избежать разрозненного общения и потери информации.  

• В нестандартных полях фиксируются ключевые детали, такие как даты сдачи, тип чемпионата и статус задачи. Это структурированные данные, которые поступают на панели задач конкретных проектов.

• Эти панели задач предоставляют руководству аналитику в реальном времени о ходе реализации проекта, потенциальных узких местах и способности выделять ресурсы, помогая вносить коррективы по мере необходимости. 

• В начале нового сезона команды дублируют проекты предыдущего года, перенося задачи, рабочие процессы и назначения, чтобы сохранить преемственность, но при этом внося необходимые изменения. 

Прозрачность в реальном времени способствует принятию обоснованных решений

• Панели задач обеспечивают наглядное представление о ходе работ по проекту, помогая руководителям команд решать проблемы, принимать взвешенные решения по распределению ресурсов и контролировать сроки выполнения проектов. 

• Кроме того, руководители команд могут легко визуализировать всю область проекта, например количество задействованных сотрудников и задачи в процессе. Эта ясность помогает им при необходимости обосновать потребность в дополнительных кадрах или поддержке.

Обеспечение непрерывности бизнеса гарантирует долгосрочный успех в работе

• Asana централизует институциональные знания, облегчая адаптацию новых сотрудников и позволяя им легко продолжить работу с того места, на котором остановились предыдущие участники команды.

• Когда вся работа сосредоточена в одном месте, передача дел происходит без проблем, и, независимо от того, кто присоединяется к проекту или покидает его, команды могут продолжать двигать работу вперёд без перебоев.

• Повестки совещаний руководства и обзоры бизнеса управляются в Asana, поэтому все темы для обсуждения, решения и последующие действия хранятся в одном легко доступном месте.

Asana для кадровых служб и специалистов по операциям

Обеспечение ясности и взаимодействия в отделе кадров

Команда отдела кадров NCAA играет ключевую роль в поддержке работников по всей организации, от найма и адаптации работников до управления их производительностью и льготами. Раньше отдел работал разобщённо, и каждый участник команды выполнял конкретную функцию. Без обмена знаниями или сотрудничества работа останавливалась, когда кто-то отсутствовал, а другие отделы не имели представления о процессах в отделе кадров или своей роли в них.

Для решения этих проблем HR-команда внедрила Asana, чтобы улучшить координацию и согласованность процессов. Благодаря созданию чётких общих рабочих процессов Asana облегчает совместную работу команды отдела кадров, помогает другим командам понять свою роль в кадровых процессах и обеспечивает выполнение работы без задержек.

Раньше ясность в отношении ожиданий была проблемой. Очень неприятно, когда результаты не соответствуют ожиданиям, часто из-за того, что они не были чётко сформулированы. Asana помогает управлять человеческим фактором в работе, устраняя эмоции и делая ожидания видимыми и конкретными. Таким образом, командам будет проще сосредоточиться на том, что получается хорошо, и отметить это.

Ким Орен, вице-президент по персоналу компании NCAA

Единый источник достоверной информации для HR-процесса обеспечивает прозрачность и ответственность  

• Проекты, связанные с кадрами, разбиты на чёткие этапы и задачи, что позволяет легко понять, кто за что отвечает и какая работа предстоит дальше.

• Структура помогает командам внутри компании понять свою роль в кадровых процессах, обеспечивая единый ориентир для ожиданий.

• Когда всё находится на одной платформе, проще увидеть, что идёт хорошо, а где требуется внимание, что обеспечивает большую ясность и ответственность.

Рабочие процессы по привлечению специалистов повышают прозрачность найма

• Портфель по подбору персонала позволяет отслеживать открытые вакансии, показывая, сколько вакансий доступно и на каком этапе процесса найма они находятся.

• В шаблоне для подбора персонала описываются все этапы процесса найма, что обеспечивает согласованность действий между отделом кадров, менеджерами по найму и другими заинтересованными сторонами.

• Благодаря более прозрачному процессу вся организация получает более чёткое представление о том, что входит в подбор персонала и какой вклад вносят разные команды.

Структурированная адаптация обеспечивает работникам комфортные условия

• Шаблон для адаптации новых сотрудников обеспечивает структурированный процесс с момента приёма нового сотрудника и в течение первых 90 дней его работы.

• Задачи разбиты по срокам — за две недели до даты начала, в первый день, а также по этапам 30, 60 и 90 дней, — что помогает руководителям и новым сотрудникам работать по плану.

• Ключевые задачи адаптации, такие как предоставление ноутбука, подготовка принадлежностей, экскурсия по офису и знакомство, встроены в рабочий процесс и назначены участникам команды по работе с персоналом, менеджерам по найму и команде нового сотрудника, что обеспечивает чёткое распределение ответственности.

Заключение

Создание основы для долгосрочного успеха

Поскольку NCAA планирует будущие кампании и инициативы, включая Олимпийские игры 2028 года, организация стремится расширить использование Asana во всех отделах. В дальнейшем организация планирует расширить использование автоматизации для улучшения рабочих процессов, использовать отчёты Asana для формирования стратегии и изучить способы интеграции ИИ в свои крупномасштабные межфункциональные проекты.

Asana продолжит играть важную роль в обеспечении непрерывности бизнеса NCAA. Документируя процессы и создавая шаблоны на основе рабочих процессов организации, NCAA способствует сотрудничеству и снижает зависимость от изолированных знаний, обеспечивая командам возможность беспрепятственно продвигаться в работе.

Позиционируя Asana как центральный узел для работы — «город Asana», в котором каждый отдел и проект связаны между собой, — NCAA создаёт организацию, готую к будущему, которая способна расширить возможности студентов-спортсменов и поддержать их как на поле, так и за его пределами.

Asana стала нашей главной страницей во время кампании — там было всё. Теперь мы превращаем её в то, что называем нашим «Asana City», с районами и домами для каждой части нашего рабочего процесса. Именно здесь всё соединяется.

Крис Дион, директор по цифровому общению компании NCAA