Uma transformação revolucionária para a NCAA

Quando a nova liderança decidiu modernizar a forma como a NCAA colaborava, a organização sabia que precisava de uma solução para conectar as suas equipes e simplificar processos complexos. Na época, os departamentos da NCAA operavam mais como entidades separadas do que como uma unidade coesa, e os projetos maiores e interdisciplinares enfrentavam gargalos causados por ferramentas desconectadas e processos inconsistentes. 

Para apoiar a transição, os líderes enfatizaram como a Asana poderia conectar as tarefas diárias a metas organizacionais maiores, integrar-se perfeitamente às ferramentas existentes e padronizar os processos. A equipe de campeonatos foi uma das primeiras a adotar a Asana, demonstrando o seu potencial ao criar modelos para gerir 84 campeonatos em diversas tarefas e equipes. O sucesso inicial inspirou uma adoção mais ampla em toda a NCAA. A equipe compartilhou os seus fluxos de trabalho — e o seu sucesso — com toda a organização, ajudando a estabelecer a Asana como uma ferramenta fundamental para a colaboração.

Agora, a Asana serve como polo central para as equipes de toda a organização, rompendo as compartimentalizações e possibilitando a gestão fluida de projetos entre departamentos. Essa transformação definiu um novo padrão para a colaboração interdisciplinar e proporcionou uma base sólida para a equipe de comunicação à medida que ampliava os seus esforços para a campanha olímpica de 2024.

Quando entrei na NCAA, a colaboração interdisciplinar estava prejudicada, especialmente quando diferentes departamentos precisavam compartilhar conhecimentos. As equipes não estavam acostumadas a trabalhar juntas, o que levava a lacunas significativas na coordenação. A implementação da Asana nos ajudou a corrigir essas lacunas.

Brian Higgins, vice-presidente sênior de desempenho de negócios na NCAA

Asana para a gestão de campanhas

Dimensionar a criação de conteúdo para os Jogos Olímpicos de Paris de 2024

A campanha 2024 Olympians & Paralympians Made Her e, organizada para os Jogos Olímpicos de Paris, marcou um novo patamar de escala para as equipes de comunicação da NCAA. A liderança definiu uma meta ambiciosa: triplicar a produção de conteúdo e o engajamento do público em comparação com os Jogos Olímpicos de Tóquio 2020. A campanha de Paris exigiu colaboração entre departamentos, locais e parceiros externos — um desafio complicado por ferramentas desconectadas e processos inconsistentes.

A Asana forneceu a base para reunir essas equipes. Atuando como o ponto central da campanha, a Asana padronizou os fluxos de trabalho e conectou as equipes em diferentes fusos horários. A plataforma serviu como o tecido conjuntivo da campanha, mantendo todos em sintonia e ajudando as equipes a trabalharem juntas para aumentar drasticamente o alcance e o impacto da campanha. 

Os resultados foram notáveis: a NCAA expandiu a campanha de Paris 4 vezes mais do que a de Tóquio, produziu 2.770% mais conteúdo e gerou um aumento de 1.440% nas impressões do público. Esse sucesso definiu um novo patamar para a colaboração e a inovação, e rendeu à NCAA o prêmio Best in Class Work Innovation da Asana.

Para a campanha dos Jogos Olímpicos de Paris de 2024, tivemos de aumentar o nosso esforço exponencialmente. A Asana foi o elo que integrou perfeitamente as equipes, os fluxos de trabalho e os fusos horários.

Chris Dion, diretor de comunicações digitais da NCAA

Fluxos de trabalho padronizados aumentam a produção de conteúdo em 2.770 %

• Os gestores de campanha monitoram milhares de tarefas relacionadas à criação de conteúdo em um projeto compartilhado, proporcionando aos líderes uma visão abrangente de todo o trabalho em andamento.

• Usando formulários de recebimento, as equipes reúnem os envios de conteúdo das partes interessadas internas e externas em um só lugar. Todas as informações necessárias são reunidas com antecedência para agilizar o início do trabalho. 

• Os modelos de tarefa padronizam o fluxo de trabalho de ponta a ponta para todos os ativos da campanha, desde publicações em redes sociais até infográficos. Esse processo reiterável reduz os erros, acelera a produção e garante uma entrega consistente.

• As subtarefas dividem as etapas complexas de produção entre vários colaboradores, de modo que as funções, os prazos e os entregáveis estejam sempre claros.

• As regras predefinidas automatizam as etapas manuais para ajudar a descomplicar o trabalho entre as equipes globais. 

Para os Jogos de Tóquio, criamos 12 artigos de recursos. Para os Jogos de Paris, criamos 117. Expandimos muito, porque, com a Asana, estávamos prontos.

Chris Dion, diretor de comunicações digitais da NCAA

A centralização da gestão de campanhas melhora a coordenação e a entrega 

• A Asana atua como núcleo de referência para todas as tarefas de gestão de campanhas, reduzindo a confusão e facilitando a identificação de dependências e a prevenção de gargalos.

• Os gerentes usam visualizações de projeto personalizadas para ver o trabalho em andamento e destacar as informações mais relevantes com base nas suas necessidades específicas.

• As integrações com o Slack e o Outlook garantem comunicação e notificações oportunas em todas as tecnologias existentes, para que ninguém perca nenhum detalhe. 

• As conversas em tempo real e as ações de acompanhamento são registradas nas tarefas, o que reduz a troca de aplicativos e documenta o contexto de que as equipes precisam.

Com pessoas em diferentes fusos horários e países, a Asana foi um divisor de águas: a nossa equipe podia fazer login, ver exatamente em que ponto estavam os projetos e saber instantaneamente o que precisava ser feito em seguida.

Jaelyn Arndt, diretora associada de comunicações da NCAA

Os relatórios em tempo real permitem uma tomada de decisão mais inteligente e rápida

• Os gerentes de campanha usam os portfólios para ter uma visão geral de todo o trabalho da campanha, o que os ajuda a monitorar rapidamente o progresso, identificar dependências e priorizar o trabalho.

• Com visualizações mais precisas e em tempo real dos dados de trabalho, a liderança toma decisões informadas e otimiza a alocação de recursos ao longo da campanha.

• Os campos personalizados globais padronizam a coleta das principais métricas para garantir a uniformidade e permitir a fácil filtragem e geração de relatórios em todos os projetos.

A Asana deu à nossa equipe de liderança visibilidade em tempo real sobre todas as facetas da campanha. Pela primeira vez, pudemos ver como as tarefas diárias se conectavam às nossas metas mais amplas e identificar imediatamente onde os recursos eram mais necessários. Essa clareza nos permitiu tomar decisões mais rápidas e baseadas em dados.

Chris Dion, diretor de comunicações digitais da NCAA

Asana para planejamento de eventos

Proporcionar estrutura e visibilidade à execução do campeonato

A equipe de campeonatos da NCAA gerencia 84 dos 90 campeonatos da NCAA, coordenando todos os detalhes, desde a seleção do local e os contratos do local até a venda de ingressos, o marketing e a logística de transmissão. 

Antes da Asana, a equipe dependia de fichários físicos e ferramentas digitais desconectadas para gerir o planejamento e a execução do campeonato — um processo que carecia de consistência. Agora, a Asana atua como um núcleo de referência, conectando tarefas, cronogramas e comunicação em um único lugar, facilitando a coordenação do trabalho e a manutenção da continuidade dos negócios. 

Com a Asana, simplificamos a forma como gerimos os campeonatos, centralizando todo o nosso trabalho em uma única plataforma. Isso nos permite nos concentrar na execução de eventos excepcionais, mantendo a continuidade ao longo dos anos e entre os membros de equipe.

Anthony Holman, vice-presidente de campeonatos e alianças da NCAA

Fluxos de trabalho padronizados simplificam a execução do campeonato 

• Cada campeonato começa com um modelo de projeto estruturado, garantindo a uniformidade em todos os 84 eventos. Esses modelos são adaptados aos quatro principais tipos de campeonato: esportes coletivos, esportes individuais, esportes em ambientes fechados e esportes ao ar livre.

• As tarefas essenciais — como realizar visitas ao local, coordenar com a mídia e finalizar os planos de sinalização — são pré-criadas em cada modelo, fornecendo uma estrutura confiável e, ao mesmo tempo, permitindo flexibilidade para as necessidades específicas de cada evento.

• Cada projeto está conectado às metas organizacionais mais amplas da NCAA, o que facilita para as equipes verem como o seu trabalho contribui para os objetivos mais amplos e as prioridades de longo prazo.

• Dentro de cada projeto, as tarefas são atribuídas a membros específicos da equipe, deixando claro quem é responsável pelo quê e mantendo o trabalho em dia. 

• As conversas relacionadas a cada tarefa acontecem na seção de comentários da tarefa, e todos os arquivos relevantes são anexados diretamente à tarefa, eliminando a comunicação dispersa e a perda de informações.  

• Os campos personalizados capturam detalhes fundamentais, como datas de conclusão, tipo de campeonato e status das tarefas, fornecendo dados estruturados que alimentam os painéis específicos do projeto.

• Esses painéis fornecem à liderança insights em tempo real sobre o progresso do projeto, possíveis gargalos e capacidade de alocação de recursos, ajudando-a a fazer os ajustes necessários. 

• No início de uma nova temporada, as equipes duplicam os projetos do ano anterior, transferindo tarefas, fluxos de trabalho e atribuições para manter a continuidade e, ao mesmo tempo, permitir as atualizações necessárias. 

A visibilidade em tempo real impulsiona a tomada de decisões bem-informadas

• Os painéis fornecem uma visualização instantânea do progresso do projeto, ajudando os líderes de equipe a enfrentar desafios, tomar decisões fundamentadas sobre a alocação de recursos e manter os projetos em dia. 

• Além disso, os gerentes de equipe podem visualizar facilmente o escopo completo do projeto, como o número de colaboradores envolvidos e as tarefas em andamento. Essa clareza os ajuda a apresentar um argumento convincente para obter pessoal ou apoio adicional quando necessário.

A continuidade do negócio garante o êxito operacional de longo prazo

• A Asana centraliza o conhecimento institucional, facilitando a integração de novos funcionários e permitindo que eles continuem de onde os membros anteriores da equipe pararam.

• Com todo o trabalho em um só lugar, as transferências são perfeitas, garantindo que, independentemente de quem entre ou saia de um projeto, as equipes possam manter o trabalho avançando sem interrupções.

• As pautas das reuniões de liderança e das análises de negócios são geridas na Asana, mantendo todos os tópicos de discussão, decisões e acompanhamentos em um único local de fácil acesso.

Asana para RH e Recursos Humanos

Criando clareza e colaboração no RH

A equipe de RH da NCAA desempenha um papel fundamental no apoio aos funcionários de toda a organização, desde a contratação e integração de funcionários até a gestão do seu desempenho e benefícios. Historicamente, o departamento operava em silos, com cada membro de equipe tendo uma função específica. Sem conhecimento compartilhado ou colaboração, o trabalho ficava paralisado quando alguém estava ausente do trabalho, e outros departamentos não tinham visibilidade dos processos de RH ou do seu papel neles.

Para resolver esses desafios, a equipe de RH adotou a Asana para melhorar a coordenação e a consistência dos processos. Ao criar fluxos de trabalho claros e compartilhados, a Asana facilita o trabalho em conjunto da equipe de RH, ajuda outras equipes a entender o seu papel nos processos de RH e mantém o trabalho em andamento sem atrasos.

A clareza sobre as expectativas tem sido um desafio no passado. É frustrante quando os resultados não atendem às expectativas, muitas vezes porque não foram comunicados com clareza. A Asana ajuda a gerir o elemento humano do trabalho, eliminando as emoções e tornando as expectativas visíveis e específicas. Com isso, fica mais fácil para as equipes se concentrarem no que está dando certo e comemorarem.

Kim Oren, vice-presidente de recursos humanos da NCAA

Um núcleo de referência para o processo de RH proporciona transparência e responsabilização  

• Os projetos relacionados ao RH são divididos em etapas e tarefas claras, o que facilita ver quem é responsável pelo quê e qual é o próximo trabalho.

• A estrutura ajuda as equipes em toda a empresa a entender o seu papel nos processos de RH, fornecendo um ponto de referência compartilhado para as expectativas.

• Com tudo em uma única plataforma, é mais fácil ver o que está indo bem e onde é necessária atenção, o que traz maior clareza e responsabilização.

Os fluxos de trabalho de recrutamento e seleção melhoram a visibilidade da contratação

• Um portfólio de recrutamento monitora as vagas abertas, mostrando quantas vagas estão disponíveis e em que ponto estão no processo de contratação.

• Um modelo de aquisição de talentos delineia cada etapa do processo de contratação, garantindo o alinhamento entre o RH, os gerentes de contratação e outras partes interessadas.

• Com um processo mais transparente, a organização como um todo tem uma compreensão mais clara do que está envolvido na contratação e de como as diferentes equipes contribuem.

A integração estruturada garante uma experiência tranquila aos funcionários

• Um modelo de integração proporciona um processo estruturado desde o momento em que um novo funcionário é contratado até os primeiros 90 dias.

• As tarefas são divididas por cronograma — duas semanas antes da data de início, primeiro dia e marcos de 30, 60 e 90 dias — ajudando os gerentes e os novos funcionários a permanecer no rumo certo.

• As principais tarefas de integração, como fornecer um notebook, preparar materiais, fazer um tour pelo escritório e apresentar o novo funcionário, são incorporadas ao fluxo de trabalho e atribuídas a membros da equipe de RH, gerentes de contratação e à equipe do novo funcionário, deixando claras as responsabilidades.

Conclusão

Estabelecendo a base para o sucesso de longo prazo

À medida que a NCAA se prepara para futuras campanhas e iniciativas, incluindo os Jogos Olímpicos de 2028, ela está comprometida em expandir o uso da Asana em todos os departamentos. Para o futuro, a organização planeja ampliar o uso de automatizações para aprimorar os fluxos de trabalho, aproveitar os recursos de relatórios da Asana para embasar a estratégia e explorar maneiras de integrar a IA aos seus projetos de grande escala que envolvem diversas áreas.

A Asana continuará desempenhando um papel fundamental para garantir a continuidade dos negócios da NCAA. Ao documentar processos e criar modelos com base nos fluxos de trabalho organizacionais, a NCAA está promovendo a colaboração e reduzindo a dependência de conhecimentos isolados, garantindo que as equipes possam fazer o trabalho avançar sem problemas.

Ao posicionar a Asana como o hub central para o trabalho — uma “cidade Asana” onde todos os departamentos e projetos estão conectados — a NCAA está construindo uma organização preparada para o futuro, pronta para capacitar os estudantes-atletas e apoiar as suas jornadas dentro e fora do campo.

A Asana se tornou a nossa base primária durante a campanha — estava tudo lá. Agora, estamos transformando-a no que chamamos de “Asana City”, com bairros e casas para cada parte do nosso fluxo de trabalho. É onde tudo se conecta.

Chris Dion, diretor de comunicações digitais da NCAA