A Indeed economiza US$ 300.000 por ano com um mecanismo de operações globais de criação proporcionado por IA

Destaques

Desafios

• Rigidez do sistema: um ambiente legado e dependente de desenvolvedores impossibilitava que as equipes de criação fizessem iterações nos fluxos de trabalho em tempo real.

• Atrito administrativo: o gerenciamento de mais de 1.500 pedidos em 28 idiomas criou uma enorme carga de triagem manual para produtores e analistas seniores.

• Atraso nos relatórios: a liderança não tinha visibilidade em tempo real da capacidade global, e os produtores gastavam 13 horas por mês coletando dados manualmente para as atualizações de status.

Soluções

• Descoberta automatizada de projetos: o AI Studio analisa os dados de recebimento não estruturados para redigir automaticamente termos de abertura de projeto técnicos e documentos de requisitos.

• Mecanismo de triagem inteligente: as Regras inteligentes encaminham automaticamente as solicitações globais para 80 portfólios específicos e atribuem códigos de trabalho com base na região e no tipo de ativo.

• Auditoria de marca autônoma: os colegas de equipe de IA da Asana atuam como estrategistas de conteúdo globais, combinando ativos localizados com as diretrizes da marca em 28 idiomas em segundos.

Resultados

• Economia de US$ 300.000 em tempo e liberação de capacidade em todas as funções de globalização e análise.

• Mais de 1.400 horas de alto nível recuperadas anualmente ao automatizar os termos de abertura de projeto e a descoberta.

• Redução de 42% no gerenciamento manual de tíquetes para a agência de criação global.

• Tempo de execução 60% mais rápido desde a solicitação inicial até o projeto ativo, eliminando a definição manual do escopo.

A Asana mudou de maneira determinante a forma como gerimos as operações criativas em qualquer escala. Pela primeira vez, temos visibilidade em tempo real de todos os fluxos de trabalho de criação, desde campanhas individuais até portfólios completos de programas. Essa transparência nos permitiu identificar padrões, resolver gargalos antecipadamente e tomar decisões mais rápidas e com melhor embasamento.”

Vencedora: Prêmio Global AI Innovation Partner 2026

Este prêmio reconhece a Indeed por ir além da simples automatização de tarefas e adotar um modelo de delegação cognitiva. Ao usar o AI Studio para lidar com as partes mais exigentes do gerenciamento de projetos — descoberta e triagem — a Indeed criou um modelo global para a maturidade da IA.

Caso de uso 1: Descoberta de projeto e definição de escopo técnico automatizadas

Para as equipes de Analytics da Indeed, a fase de descoberta de um projeto costumava ser um gargalo administrativo que exigia muito envolvimento. Os analistas seniores passavam horas entrevistando os participantes e elaborando rascunhos de termos de abertura antes que o trabalho de fato pudesse começar. A Indeed resolveu isso usando o AI Studio para atuar como um primeiro respondente, automatizando a carga cognitiva do início do projeto.

• Recebimento com IA: quando um colaborador envia uma solicitação de dados por meio dos formulários da Asana, as regras analisam instantaneamente o texto para extrair as fontes de dados e os níveis de urgência.

• Elaboração automática do termo de abertura de projeto: conforme o projeto avança para a fase de descoberta, o AI Studio verifica a solicitação e cria um termo de abertura de projeto e um documento de requisitos técnicos nos comentários.

• Priorização preditiva: a IA extrai o valor comercial e a complexidade técnica durante o recebimento, permitindo que a equipe priorize o backlog pelo ROI projetado.

• Mudança de função de autor para editor: os gerentes técnicos de programa seniores agora começam com 70% do escopo concluído e um nível de esforço sugerido, mudando o foco para a validação estratégica.

O elemento mais transformador é a fase de descoberta automatizada. Basicamente, automatizamos o tempo de reflexão necessário para iniciar um projeto. Isso reduziu o nosso tempo de execução em 60% e permite que os nossos talentos seniores atuem como editores estratégicos, em vez de coletores de dados.”

Caso de uso 2: Alinhamento autônomo da marca com os assistentes de IA

Manter a consistência da marca em mais de 60 países e 28 idiomas é um desafio significativo para uma equipe de criação global. A Indeed testou um assistente de IA, estrategista de conteúdo, para atuar como auditor de marca autônomo, garantindo que o conteúdo localizado esteja alinhado aos padrões globais sem ciclos de revisão manual.

• Auditoria de marca global: o assistente de IA da Asana atua como um auditor de marca sempre ativo, alinhando o conteúdo localizado às diretrizes globais em dezenas de idiomas.

• Geração instantânea de briefs: o colega de equipe analisa as necessidades específicas do mercado para gerar briefs de criação em segundos, mantendo a voz da Indeed em todo o mundo.

• Delegação cognitiva: ao alimentar o assistente de IA com uma profunda memória institucional, a Indeed passou do alinhamento manual da marca ao mercado para um sistema automatizado de auditoria estratégica.

• Tempo do produtor recuperado: essa supervisão autônoma permite que os líderes de criação se concentrem na inovação, em vez de verificar as traduções e a conformidade dos ativos.

Configurar um assistente de IA é menos como programar uma regra e mais como orientar um colega de equipe. Com a IA gerando rascunhos e auditando o conteúdo instantaneamente, a nossa equipe mudou o foco da entrada de dados para a auditoria estratégica, passando da gestão do trabalho para a arquitetura de resultados.”

Caso de uso 3: O mecanismo global de operações criativas

Gerir uma agência interna com mais de 70 pessoas em 60 países e 28 idiomas gerou uma sobrecarga significativa de coordenação. A Indeed substituiu o seu sistema legado rígido por um ecossistema automatizado da Asana e agora é a equipe que mais adota a IA na empresa.

• Recebimento e triagem dinâmicos: um único formulário captura os requisitos para 61 códigos de trabalho diferentes. Mais de 18 regras personalizadas encaminham o trabalho para um dos 80 portfólios específicos com base na região e no tipo de ativo.

• Automatizou a geração de relatórios: os produtores usam a atualização de status inteligente para extrair dados em tempo real de campos personalizados e marcos, gerando atualizações para a diretoria em segundos, em vez de horas de mineração manual de dados.

• Memória institucional instantânea: a equipe usa o chat de IA Asana para consultar todo o domínio em busca de contexto histórico, encontrando especificações de campanhas globais anteriores em segundos.

• Gestão global de localização: a inclusão de tarefas em múltiplos projetos permite que um único ativo fique ativo em um projeto de produção global e, ao mesmo tempo, apareça em portfólios regionais para visibilidade das partes interessadas.

Não apenas transferimos o nosso trabalho para a Asana, como também a usamos para eliminar a organização para o trabalho. Ao aproveitar a atualização de status inteligente para automatizar a parte mais demorada das operações de criação — a mineração de dados — economizamos 13 horas por mês, que agora são reinvestidas na estratégia de criação.”

Conclusão

Antes da Asana, as equipes globais da Indeed enfrentavam um obstáculo à expansão: a triagem manual e o atrito administrativo. Ao construir um sistema operacional baseado em inteligência artificial, a empresa conseguiu dissociar com sucesso a sua produção organizacional do seu quadro de funcionários administrativos. Essa arquitetura unificada garante que, à medida que a Indeed expande o seu alcance para mais de 60 países, as suas equipes de criação e análise permaneçam focadas na estratégia essencial da missão: ajudar as pessoas a encontrar um trabalho melhor. Para a Indeed, a IA é a parceira que cuida da coordenação para que os humanos possam cuidar da missão.