Indeed spart jährlich 300.000 US-Dollar mit einer KI-gestützten Global-Creative-Operations-Engine

Highlights

Herausforderungen

• Systemstarre: Eine veraltete, entwicklerabhängige Umgebung machte es Kreativteams unmöglich, Workflows in Echtzeit zu iterieren.

• Administrative Reibung: Die Verwaltung von mehr als 1.500 Anfragen in 28 Sprachen führte zu einem enormen manuellen Triage-Aufwand für leitende Produzenten und Analysten.

• Verzögerung bei der Berichterstattung: Der Führung fehlte die Echtzeit-Transparenz über die globale Kapazität, und die Produzent*innen verbrachten 13 Stunden pro Monat damit, Daten für Status-Updates manuell zu sammeln.

Lösungen

• Automatisierte Projekterkennung: AI Studio analysiert unstrukturierte Daten aus der Anfragenaufnahme, um automatisch technische Projektchartas und Anforderungsdokumente zu erstellen.

• Intelligente Triage-Engine: Smart Rules leiten globale Anfragen automatisch an 80 bestimmte Portfolios weiter und weisen Job-Codes basierend auf Region und Asset-Typ zu.

• Autonome Markenprüfung: Asana AI Teammates fungieren als globale Content-Strategen und passen lokalisierte Inhalte in Sekundenschnelle an die Markenrichtlinien in 28 Sprachen an.

Ergebnisse

• 300.000 USD eingespart durch Zeitersparnis und freigesetzte Kapazität in den Bereichen Globalisierung und Analytik.

• Jährlich mehr als 1.400 Führungsstunden durch die Automatisierung von Projektchartas und der Projekterkennung eingespart.

• Reduktion der manuellen Ticketverwaltung um 42 % für die globale Kreativagentur.

• 60 % schnellere Durchlaufzeit von der ursprünglichen Anfrage bis zum aktiven Projekt durch Eliminierung der manuellen Scoping-Phase.

Asana hat die Art und Weise, wie wir kreativen Arbeitsablauf in großem Umfang verwalten, grundlegend verändert. Zum ersten Mal haben wir Echtzeit-Einblick in alle kreativen Arbeitsabläufe – von einzelnen Kampagnen bis hin zu kompletten Programm-Portfolios. Diese Transparenz hat es uns ermöglicht, Muster zu erkennen, Engpässe frühzeitig zu beheben und schnellere, fundiertere Entscheidungen zu treffen.”

Gewinner: Global AI Innovation Partner Award 2026

Mit dieser Auszeichnung wird Indeed dafür gewürdigt, dass das Unternehmen über die einfache Automatisierung von Aufgaben hinaus zu einem kognitiven Delegierungsmodell übergegangen ist. Durch den Einsatz von AI Studio für die mental anspruchsvollsten Teile des Projektmanagements – Ermittlung und Triage – hat Indeed eine globale Blaupause für KI-Reife geschaffen.

Anwendungsfall 1: Automatisierte Projekterkennung und technische Scoping-Phase

Für die Analytics-Teams von Indeed war die Erkundungsphase eines Projekts zuvor ein administrativer Engpass, der viel Personalaufwand erforderte. Senior-Analysten verbrachten Stunden damit, Beteiligte zu befragen und Projektcharten zu entwerfen, bevor die eigentliche Arbeit beginnen konnte. Indeed löste dieses Problem, indem es AI Studio als Ersthelfer einsetzte und so die kognitive Belastung beim Projektstart automatisierte.

• KI-gestützter Eingang: Wenn ein Beteiligter eine Datenanfrage über Asana-Formulare einreicht, analysieren Regeln den Text sofort, um Datenquellen und Dringlichkeitsstufen zu extrahieren.

• Automatischer Entwurf der Charta: Wenn das Projekt in die Erkundungsphase übergeht, prüft AI Studio die Anfrage und erstellt in den Kommentaren eine Projektcharta sowie ein Dokument mit den technischen Anforderungen.

• Prädiktive Priorisierung: Die KI extrahiert den Geschäftswert und die technische Komplexität während der Erfassung, sodass das Team das Backlog nach dem prognostizierten ROI priorisieren kann.

• Rollenwechsel vom Autor zum Editor: Senior Technical Program Manager beginnen jetzt mit einem zu 70 % erledigten Umfang und einem vorgeschlagenen Aufwand und verlagern ihren Fokus auf die strategische Validierung.

Das Element, das die größte Veränderung bewirkt, ist die automatisierte Findungsphase. Wir haben die Bedenkzeit, die für den Start eines Projekts erforderlich ist, im Wesentlichen automatisiert. Dies hat unsere Durchlaufzeit um 60 % reduziert und ermöglicht es unseren erfahrenen Mitarbeitern, als strategische Editoren zu agieren, anstatt Daten zu sammeln.”

Anwendungsfall 2: Autonome Markenausrichtung mit AI Teammates

Die Aufrechterhaltung der Markenkonsistenz in über 60 Ländern und 28 Sprachen ist eine große Herausforderung für ein globales Kreativteam. Indeed hat einen Content-Strategen-AI-Teammate getestet, der als autonomer Markenprüfer fungiert und sicherstellt, dass lokalisierte Inhalte mit den globalen Standards übereinstimmen, ohne dass manuelle Überprüfungszyklen erforderlich sind.

• Globale Markenprüfung: Der Asana AI Teammate fungiert als ständig aktiver Markenprüfer, der lokalisierte Inhalte in Dutzenden von Sprachen an globale Richtlinien anpasst.

• Sofortige Erstellung von Briefings: Der Teamkollege analysiert marktspezifische Bedürfnisse, um in Sekundenschnelle Kreativ-Briefings zu erstellen und die Stimme von Indeed weltweit beizubehalten.

• Kognitive Delegation: Indem Indeed den AI Teammate mit einer umfangreichen institutionellen Erinnerung versorgt hat, konnte das Unternehmen von der manuellen Marken-Markt-Ausrichtung zu einem automatisierten System für strategische Überprüfungen übergehen.

• Mehr Zeit für Produzenten: Durch diese autonome Überwachung können sich kreativen Führungskräfte sich auf Innovationen konzentrieren, anstatt Übersetzungen und die Compliance von Assets zu überprüfen.

Das Einrichten eines AI Teammates ähnelt weniger dem Programmieren einer Regel als vielmehr dem Coaching eines Kollegen oder einer Kollegin. Da die KI sofort Entwürfe erstellt und Inhalte überprüft, hat unser Team seinen Fokus von der Dateneingabe auf die strategische Überprüfung verlagert. So konnten wir uns von der Verwaltung der Arbeit auf die Gestaltung der Ergebnisse konzentrieren.”

Anwendungsfall 3: Die globale Engine für die Kreativproduktion

Die Verwaltung einer internen Agentur mit mehr als 70 Mitarbeitern in 60 Ländern und 28 Sprachen führte zu einem erheblichen Koordinationsaufwand. Indeed ersetzte sein starres Altsystem durch ein automatisiertes Asana-Ökosystem und ist nun das Team, das am meisten KI im Unternehmen einsetzt.

• Dynamische Erfassung und Priorisierung: Ein einziges Formular erfasst die Anforderungen für 61 verschiedene Job-Codes. Über 18 benutzerdefinierte Regeln leiten die Arbeit dann je nach Region und dem Asset-Typ in eines von 80 spezifischen Portfolios weiter.

• Automatisierte Berichterstattung: Produzenten nutzen Smart Status, um Echtzeitdaten aus benutzerdefinierten Feldern und Meilensteinen abzurufen und so in Sekundenschnelle Updates für Führungskräfte zu erstellen, anstatt stundenlang manuell Daten zu sammeln.

• Sofortige institutionelle Erinnerung: Das Team verwendet den KI-Chat von Asana, um die gesamte Domain nach historischem Kontext abzufragen und Spezifikationen für frühere globale Kampagnen in Sekundenschnelle zu finden.

• Globales Lokalisierungsmanagement: Durch Mehrfachzuordnung kann ein einzelnes Asset in einem globalen Produktionsprojekt gespeichert sein und gleichzeitig in regionalen Portfolios angezeigt werden, um für Stakeholder sichtbar zu sein.

Wir haben nicht nur unsere Arbeit zu Asana verlagert, sondern Asana auch genutzt, um die Arbeit rund um die Arbeit zu reduzieren. Durch die Nutzung von Smart Status zur Automatisierung des zeitaufwendigsten Teils der kreativen Arbeit – dem Data Mining – haben wir 13 Stunden pro Monat eingespart, die wir jetzt in die kreative Strategie investieren.”

Fazit

Vor Asana standen die globalen Teams von Indeed bei der Skalierung vor einer Hürde aus manueller Kategorisierung und administrativer Reibung. Durch den Aufbau eines KI-gestützten Betriebssystems hat das Unternehmen erfolgreich seinen organisatorischen Output von seinem administrativen Personalbestand entkoppelt. Diese einheitliche Architektur stellt sicher, dass sich die kreativen Teams und die Analyseteams von Indeed weiterhin auf die unternehmenskritische Strategie konzentrieren können, Menschen dabei zu helfen, bessere Arbeit zu finden, während Indeed seine Reichweite auf mehr als 60 Länder ausweitet. Für Indeed ist KI der Partner, der die Koordination übernimmt, damit sich die Menschen auf die Mission konzentrieren können.